Wie funktioniert die Fallanlage bei Claim Storm?

Einstieg über E-Mail oder SMS

Die Schadenaufnahme startet mit einer Einladung per E-Mail und/oder SMS. Der Link führt auf eine übersichtliche Landingpage, auf der die versicherte Person den bevorzugten Kanal wählt: ein geführtes Telefonat mit unseren digitalen Assistenten, ein Chat oder ein Self-Service-Formular. Alle Wege führen zum selben Ziel: eine schnelle, vollständige und strukturierte Erfassung der Schadendetails. Zur Orientierung zeigen wir die ungefähre Dauer pro Kanal an, damit Betroffene die Variante wählen können, die gerade am besten passt.

Identifikation, DSGVO-Einwilligung und Double Opt-in

Bevor Inhalte erfasst werden, bitten wir um die wichtigsten Kontaktdaten (z. B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Polizzennummer) und um die Einwilligung zur Verarbeitung gemäß DSGVO. Zusätzlich setzen wir auf Double Opt-in: Die angegebene E-Mail-Adresse wird durch eine kurze Bestätigungsmail verifiziert. Erst nach Bestätigung werden Daten verarbeitet und Benachrichtigungen versendet. So stellen wir sicher, dass Kommunikation und Datenverarbeitung rechtlich sauber und transparent ablaufen.

Prefill und Datenabgleich

Um den Aufwand zu minimieren, übernimmt Claim Storm bereits bekannte Informationen automatisch in die Eingabefelder. Gleichzeitig läuft eine Dublettenprüfung im Hintergrund. Wenn ein Schaden bereits gemeldet wurde oder Datensätze sehr ähnlich sind, weisen wir darauf hin und helfen beim Zusammenführen oder Klarstellen – ohne dass Eingaben verloren gehen.

Dialoglogik ohne Wiederholungen

Im nächsten Schritt führt unser Assistent durch eine dynamische, schadensart-spezifische Abfrage. Das funktioniert per Voice-Chat, Chat oder geführt im Formular. Die Fragen passen sich an die Antworten an, bereits genannte Informationen werden nicht erneut abgefragt. Typische Inhalte sind Ort, Datum und vermutete Ursache des Ereignisses, die betroffenen Bereiche (zum Beispiel Gebäude, Wohnung, Dach, Garten oder Nebengebäude) sowie Hinweise auf Folgeschäden. Wo es sinnvoll ist, schlägt der Assistent passende Unterfragen vor, um Unklarheiten rasch zu klären – immer mit dem Ziel, Rückfragen später zu vermeiden.

Uploads von Fotos und Dokumenten

Betroffene können im Anschluss an den Dialog Fotos, Skizzen, Scans und Kostenvoranschläge hochladen. Alle Dateien werden automatisch dem Schaden zugeordnet und im entsprechenden Datenraum abgelegt. Die Oberfläche ist bewusst an vertraute Messenger-Apps angelehnt, damit das Hochladen, Kommentieren und Nachreichen einfach von der Hand geht.

Strukturierte Datenerfassung für eine schnelle Bewertung

Parallel zum Gespräch erfasst Claim Storm strukturierte Kerndaten, die für die Regulierung entscheidend sind. Dazu zählen beispielsweise Gebäudeart, Anzahl betroffener Einheiten, Baujahr, Dachform oder Erdgeschosslage, vermutete Schadensursache sowie die erste Einschätzung zur Schadenausprägung. Diese Struktur hilft bei der späteren Priorisierung und Zuweisung – vor allem in Peak-Situationen mit hohem Volumen.

Automatisches Datei-Handling und Datenraum

Alle eingehenden Dateien – Bilder, Diktate, Scans, Skizzen – werden automatisch in den Fall-Datenraum übernommen, sicher gespeichert und nach Möglichkeit vorsortiert. So finden Sachbearbeitung und externe Partner alle relevanten Informationen an einem Ort und können ohne Zeitverlust starten.

Von Rohdaten zum angelegten Fall

Claim Storm analysiert die hochgeladenen Dateien, das Dialogtranskript mit den KI-gestützten Assistenten sowie Ergänzungen durch die versicherte Person gemeinsam mit der erkannten Schadenkategorie. Aus dieser Mischung extrahiert das System die wesentlichen Stammdaten für Claimspace und legt einen neuen Fall an. Das Ergebnis ist ein vollständiger, auswertbarer Datensatz statt einzelner unverbundener Dokumente. Das verkürzt die Durchlaufzeit und reduziert Rückfragen deutlich.

Hand-off an Sachbearbeitung und externe Partner

Sobald der Fall angelegt ist, übernimmt das Fachteam oder – je nach Setup – externe Partner wie Sachverständige oder Sanierer. Claim Storm erstellt dazu die passenden Aufgaben mit Fristen, verteilt Benachrichtigungen und stellt die benötigten Unterlagen bereit. Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Datengrundlage, wodurch der nächste Schritt nahtlos starten kann. Für Betroffene bleiben die Kommunikationswege offen: Statusupdates und Rückfragen laufen digital und transparent.

Sitzungen fortsetzen und Konflikte lösen

Abgebrochene Sitzungen lassen sich jederzeit über den ursprünglichen Link fortsetzen. Bereits eingegebene Daten und hochgeladene Dateien bleiben erhalten. Erkennen wir mögliche Dubletten, schlägt das System eine Zusammenführung oder Klärung vor – inklusive klarer Hinweise, was sich überschneidet und was neu ist. Auch beim Double Opt-in unterstützen wir: Bestätigungslinks können erneut angefordert werden, falls die Bestätigungsmail nicht gefunden wurde.

Sicherheit, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit

Claim Storm arbeitet DSGVO-konform, setzt auf verschlüsselte Übertragung und speichert Änderungen nachvollziehbar. Einwilligungen, Zeitpunkte und Kommunikationsschritte werden protokolliert. So bleiben Daten sicher, Prozesse auditierbar und Entscheidungen transparent.

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Hinweis

Claimspace ist eine Plattform, die von Versicherungen und Sachverständigen genutzt wird. Je nach Partnersetup können einzelne Schritte oder Bezeichnungen leicht variieren. Das Grundprinzip bleibt gleich: minimaler Aufwand für Betroffene, maximal strukturierte Daten für eine schnelle und faire Regulierung.